せいとそう日誌
2020年度事例発表ペーパーレス化とストレスの軽減
2020.09.30 | コラム
２０２０年９月９日 事例発表 デイサービスわかば事例発表内容を紹介します
事例発表者：デイサービスわかば センター長 今田 伊都子 生活相談員主任 米島
タイトル『ペーパーレス化とストレスの軽減』
①わかばの改善すべき課題
②取り組み
③取り組みの結果
④今後の課題
①改善すべき課題
課題について職員と話し合いをしました。午後の集団レクについて、送迎について等、色々意見はあったのですが1番多く上がった声が「重複した記録物が多すぎる」という意見にまとまりました。
業務日誌 バイタル表 サービス提供記録簿 連絡帳
職員からは上記の全部の記録に3人で取り組んでも2時間はかかってしまうためその間利用者様と関わる事が出来ずストレスを感じるという意見がありました。現在青都荘で導入している「ほのぼのNEXT」は完成しているシステムに事業所が合わせるもので、わかばの書式とは大幅に違うため切り替えにかかる時間とそこにかかる労力が膨大になります。
②取り組み
業務改善としてペーパーレス化を目標とする新システムを導入していただきました。その新システムとは「HITOHANA」です。事業所が使用している書式に合わせシステムを開発していく又、事業所が求めるものに合わせてバージョンアップも可能となるものです。書類についての内容は殆ど変わらないのですが、ipadを活用し②バイタル表（利用表）に入力するだけで①業務日誌③サービス提供記録簿④連絡帳全てに反映されます。連絡帳については、家族様用と施設用と書式が違います。家族様から連絡事項に記載があればその文面をipadで撮影し保存が出来ます。施設側から家族様への連絡事項については履歴から引用することで毎回入力する事が省けます。
③取り組みの結果
バイタル表に入力することで全ての書類に反映され２時間かかっていた業務が30分に短縮され、その結果複数の職員が集団レクに参加し盛り上げること出来ました。いかに利用者様に笑っていただこうかと職員の意識も高まってきました。利用者様との交流も深まり、信頼関係が更に良くなり職員のストレスも軽減出来ました。Ipadを活用することで、利用者様の皮膚状態を画像に収め、CMに見てもらうことで早急に対応していただけるケースが増えてきました。職員の観察力の向上にも繋がり、異状を画像に収め報連相が確実にできるようになりました。
④今後の課題
更なる目標は「完全なペーパーレス化」 現在連絡帳のみ紙媒体で残しています。将来的にはスマホのアプリを活用し家族様と施設側がボタン一つで簡単に通信が出来るよう、こまめに情報共有する仕組みを構築します。
近い将来、請求業務をHITOHANAのシステムで行う予定です。その場合１つ1つの入力にミスが生じると請求業務に影響を及ぼすので、確実に且つ丁寧に慌てず業務に取り組むことが大切です。そのためには職員一人一人が意識することが重要な課題と思われます。
以上 ありがとうございました。